受注処理に必要なタスクを設定する（タスク設定） – BACKYARD

「タスク」とは？

タスクとは、受注処理時の、注文ごとに必要な確認事項や作業を事前に登録しておき、作業漏れ等に気付けるようフラグを立たせることができる機能です。

＜確認事項例＞

注文者様が備考欄に何かしらを入力している注文があれば、備考欄の内容を確認する。
注文合計金額があまりにも高額な注文があれば、商品明細の内容を確認する。
「発送済み」の受注ステータスに存在するにもかかわらず発送日が未登録の注文があれば、状況を確認する。

タスクとして登録することで、「確認などが必要である注文がどれくらい存在しているのかの把握」と「タスクの処理状況」をBACKYARD内で把握することができます。

ここでは、タスクの設定方法や、タスクの完了方法について説明します。

事前に受注ステータスの登録をお願いいたします。

タスクの設定は、受注ステータスに紐づけて行います。
まだ受注ステータスの設定が完了していない場合は、先に【受注管理＞設定 - ステータス＞受注ステータス】にて受注ステータスの登録をお願いします。

タスクの運用方法

確認しなければならない事項や、行わなければならない作業は、各受注ステータス毎に登録が必要になります。

例）「新規注文確認」の受注ステータスにある注文の中で、注文備考に注文者様が入力された注文を把握し、内容を目視で確認する。

タスクを設定することで【受注管理＞受注処理/登録＞受注一覧/処理】画面の上部に、タスクがある注文の件数が表示されます。
該当タスク名をクリックすることで、「タスクあり」の状態の注文が画面下部の一覧に表示されます。

タスクがある注文は、受注詳細画面にて［タスク］のバッジが表示されます。

必要な作業や確認が完了した際は、タスクを完了させます。
タスクを完了にさせる方法は、自動と手動があります。詳細は「タスクの完了方法」をご確認ください。
タスクが完了になると、受注一覧画面で表示されていたタスク件数が減り、「タスクなし」の件数が増えます。

確認している受注ステータス内の各タスクが「0件」になっていることを目標に作業を行い、0件になったら次の受注ステータスへ注文を移動させるような運用をおすすめします。

タスクの設定方法

【受注管理＞設定 - ステータス＞タスク】をクリックします。
画面右上の［新規追加］をクリックします。

画面右側の「対象注文の特定条件」を登録します。
下記項目を登録します。

項目名	説明
タスク名称	タスクの名称を登録します。
説明	タスクについて説明を登録します。
表示するステータス	そのタスクが発生する受注ステータスを一つ選択します。
条件の設定方法	タスクが発生する条件を設定するか、設定しないかを指定します。対象条件を設定する：条件に該当した注文だけが「タスクあり」の状態になります。全ての注文を対象とする：対象の受注ステータスに存在するすべての注文が「タスクあり」の状態となります。

条件の設定方法で「対象条件を設定する」を選んだ場合は、条件項目を設定します。
［条件項目を追加］をクリックします。
条件とする注文情報の項目を選択し［決定］をクリックします。
項目を複数選択した場合は、それぞれAND（かつ）の関係で判定されます。
選択した項目の値の内容を指定します。
+のボタンをクリックすることで、該当項目に対する値の内容を追加設定できます。
それぞれAND（かつ）の関係で判定されます。

※下記の様に「次のいずれかに等しい」という内容で複数の値を選択した場合は、それぞれOR（または）の関係で判定されます。
画面右側の「タスク完了条件」を設定します。

「条件の設定方法」を選択します。
完了条件（システム判定）を設定する：タスクを完了とするための条件を設定し、タスクの完了を自動化させることができます。

手動で完了する：画面上の操作でタスクを完了とさせる必要があります。タスクが自動で完了になることはありません。
条件の設定方法で「完了条件（システム判定）を設定する」を選んだ場合は、条件項目を設定します。
手順5.6と同様に設定します。
画面右下の［登録］をクリックします。
登録したタスクは、タスク設定画面にて表示されます。

また、【受注管理＞受注処理/登録＞受注一覧/処理】画面にも表示されます。

タスクを削除する場合は、【受注管理＞設定 - ステータス＞タスク】より対象タスクの右側の編集から［削除］をクリックしてください。

タスクの完了方法

タスクの完了方法は、「手動」と「自動」の二種類があります。
これらは、タスク登録時の「条件の設定方法」の設定内容によります。

「完了条件（システム判定）を設定する」の場合

タスク登録時に設定した完了条件に該当した場合に、自動でタスクが完了となります。
こちらの場合は受注詳細画面で、手動でタスクを完了にさせることはできません。

（使用例）
「発送完了」のステータスに存在するにもかかわらず、発送日の登録がされていない注文を把握。
注文情報に発送日を登録することでタスクを完了とする。

タスク設定
対象条件：「発送日」が「未登録」
完了条件：「発送日」が「登録済」

完了作業
該当注文の「発送日」項目に値を登録する。

「手動で完了する」の場合

受注詳細画面にて、手動でタスクを完了にさせます。
画面上部の［タスク］をクリックし、該当タスクのチェックボックスにチェックを付け、［決定］をクリックします。
その後、画面下の［更新する］をクリックします。

（使用例）
「新規注文確認」のステータスで、注文者様が備考欄に何か入力をしている注文を把握。
入力された内容を目視で確認することでタスクを完了とする。

タスク設定
対象条件：「注文備考変更」が「あり」
完了条件：手動で完了する

完了作業
タスクありの注文の受注詳細画面で、備考内容を確認する。
確認後、タスクを完了にさせる。

タスクの再判定

タスクの有無の判定は、注文情報が更新された時点で行われます。
注文をすでに取り込んでいる状態でタスクを新規登録した場合、既に該当ステータスに存在する注文にタスクは発生しません。

すでに存在する注文に対して、新しく登録したタスクの有無の判定をさせたい場合は、「タスク再判定」を実施します。

【受注管理＞設定 - ステータス＞タスク】をクリックします。
再判定を行いたいタスクの右側のボタンをクリックし、「タスク再判定」をクリックします。
［実行］をクリックします。
※処理に時間がかかる恐れがございます。

注意点

タスクはステータスに紐づいています。
タスクが残っている状態でも別のステータスへ移動することは可能です。
ただしその場合は、残っていたタスクは移動先のステータスでは表示されませんのでご注意ください。
タスクを新規登録した際に、すでに存在する注文情報にはタスクは発生しません。タスクの再判定を行っていただくようお願いいたします。