注文者様へサンクスメールや発送完了メールを送信できます。
ここでは、メール送信手順などについて説明します。
事前設定
- 送信メールアカウント設定
送信に使用するメールアカウント情報の登録が必要です。
詳細は、「送信メールアカウントを登録する(送信メールアカウント設定)」をご確認ください。 - ネットショップ詳細のメール送信設定
ネットショップ毎にどの送信メールアカウントを利用してメールを送信するか設定が必要です。
【 連携管理 - 店舗連携 > ネットショップ > ネットショップ一覧/登録 】の各店舗の設定画面の「メール送信設定」タブより各店舗の送信用で利用するメールアカウントの設定が可能です。 - メールテンプレート登録
メールを送信する際のメール文面(=メールテンプレート)の登録が必要です。
メールテンプレートの登録には、テンプレート分類を登録したのちにメールテンプレートを登録ください。
詳細は、「メールテンプレート分類を登録する」「注文者様へのメール文面を登録する(メールテンプレート)」をご確認ください。
メール送信の手順
- 【 受注管理 > 受注処理/登録 > 受注一覧/処理 】をクリックします。
- 対象ステータスを選択し、該当注文を検索します。
- 対象注文の左側のチェックボックスにチェックを付け、[メール送信]をクリックします。
- 「メール送信プレビュー」の画面が開きますので、左側のテンプレートカテゴリ、テンプレート名を選択します。
選択したテンプレートで、右側にプレビューが表示されます。 - プレビューの内容で問題ありませんでしたら、画面下の[送信]をクリックします。
メール文面の変更を個別に行う場合
メール送信作業時にメールテンプレートの内容を変更して送信する場合、注文個別画面から可能です。
- 【受注管理 > 受注処理/登録 > 受注一覧/処理】より、該当注文を検索し、受注管理Noをクリックします。
(「メール送信の手順」の手順1~2の作業です) - 注文詳細画面の[操作を選んでください]から「メールを送信する」を選択します。
- 「メールテンプレート分類」「メールテンプレート」を選択します。
画面右の「件名」「本文」に設定したテンプレート情報が入り、修正します。 - 画面下の[送信]をクリックします。
メール送信結果の確認(メール送信履歴)
送信結果の確認方法
- 送信したメールは、メール送信履歴画面にて履歴を確認することができます。
画面:【 受注管理 > 処理履歴 > メール送信 】
何らかの原因によりメール送信がエラーで失敗した場合は、注文者様へメールが届きません。
エラーとなった場合もこちらの画面から確認できます。 - 「送信結果」列を確認します。
完了:メール送信が正常に完了しています。
失敗:メール送信がエラーで正常に完了していません。「エラーメッセージ」列に書かれている文章をご確認ください。
未送信:メール送信中です。上記いずれかの処理結果が表示されるまでお待ちください。
エラーメッセージ列に記載されている文章は、店舗様にてご設定頂いたメールサーバーから取得したエラー文言です。
メールが送信エラーになっている場合
HOME画面左側の「システムアラート通知」に通知が表示されます。
現在ログインしているアカウントで送信したのメールのエラー件数と、他アカウントも含めた全エラー件数が表示されます。
メールを再送信する場合
エラーになってしまったメール送信について、エラーの原因を解消しただけでは自動でメールの再送信は行われません。
以下手順に沿って、メールの再送信の作業を行ってください。
宛先を変更してメールを再送信したい場合は、受注一覧画面から改めてメール送信を行ってください。
- 【受注管理 > 処理履歴 > メール送信】画面を開きます。
- 再送信したいメール送信履歴の左側のチェックボックスにチェックを付け
[メール送信]ボタンをクリックします。 - メール送信履歴が登録されるため、「送信結果」をご確認ください。
処理結果の注意点
メール送信の処理結果は二種類あります。
メール送信履歴で送信結果がエラーの場合
上記に記載のあるBACKYARDでのメール送信処理が完了後、メールサーバーから送信が完了したかどうかの処理結果です。
この処理結果は、【 受注管理 > 処理履歴 > メール送信 】画面から確認が可能です。
メール送信作業を行った際は、こちらの画面から結果を確認する運用をお願いいたします。
処理結果履歴で処理結果がエラーの場合
BACKYARDで「メールを送信する」という処理が完了したかどうかの処理結果です。
この処理結果は、右上のアカウント名から[処理結果履歴]をクリックした画面より確認が可能です。
正しく設定されていればエラーが出ることはありませんが、以下の場合は処理結果履歴でエラーになります。
- 送信メールアカウントが設定されていないネットショップの注文へのメール送信
- 購入者のメールアドレスが登録されていない注文へのメール送信
- 警告状態の注文へのメール送信
メール送信履歴に履歴が登録されません。
また、HOME画面のアラート通知にも表示されません。
処理結果履歴画面からエラー内容を確認し、エラーの原因を解消後、
改めて受注一覧画面から再度メール送信の処理を行います。
その後、【 受注管理 > 処理履歴 > メール送信 】画面にて送信結果をご確認ください。